effectivepr warszawa - agencja marketingowa
  • Polski
  • English

Czas na konferencję prasową


 

monika

– na pytania www.prdlabudowncitwa.pl odpowiada Monika Pezda, Starszy Konsultant ds. PR w Effective PR

− Konferencja prasowa – narzędzie stare jak świat. Czy organizowanie konferencji prasowych ma jeszcze sens?

W dobie wiecznego braku czasu, cięć w redakcjach i konsolidacji wydawnictw wydawać by się mogło, że konferencja to przeżytek, a wszystko co ważne najszybciej i najlepiej przekazywać elektronicznie. Nie jest to prawda. Konferencja prasowa to coś więcej. Spotkanie, które daje mediom możliwość uzyskania pogłębionych informacji, zadawania pytań na interesujące tematy. Dla firmy to wyjątkowa okazja do nawiązania osobistych relacji z dziennikarzami, możliwość zaznaczenia swojej obecność na rynku, przekazania ważnej informacji lub zaprezentowania produktu.

− W jakich okolicznościach firma z branży budowlanej powinna organizować konferencję prasową?

Powody zwołania konferencji mogą być różne, najważniejsze, by nie były błahe. Temat musi być interesujący i ważny z punktu widzenia dziennikarzy – na tyle wyjątkowy, by skłonić ich do przybycia, a w efekcie zamieszczenia ciekawego artykułu. W firmach branży budowlanej takich okoliczności jest dużo. Doskonałym powodem są nowe inwestycje. To działania interesujące zarówno branżę budowlaną, sektor biznesowy, a także otoczenie lokalne. Spotkania zapowiadające planowaną budowę lub modernizacją fabryki i związane z tym nowe miejsca pracy, perspektyw kooperacji dla firm podwykonawczych, a co za tym idzie rozwoju regionu zawsze interesują opinię publiczną, a więc i media. Powodem może być zakończenie inwestycji – otwarcie lub  uruchomienie nowej części zakładu. To doskonała okazja, aby zaprosić dziennikarzy do zwiedzenia i dać im możliwość przekonania się, że najnowsze technologie i innowacyjne rozwiązania to nie tylko marketingowe hasła. Dziennikarze, szczególnie branżowi, docenią możliwość obejrzenia hal produkcyjnych i poznania technologii, które na co dzień objęte są tajemnicą know-how.

− A co z firmami, które nie otwierają fabryk?

Dobrym powodem będzie opublikowanie przeprowadzonego badania lub sporządzenie raportu, poruszającego istotne kwestie społeczne lub branżowe. Podczas spotkania możemy je omówić, zaprezentować wybrane aspekty zwracając uwagę na to, co najistotniejsze.

Ciekawym motywem konferencji może być także wizyta gościa z zagranicy, który przekaże ważne informacje, autorytetu w danej dziedzinie – jednym słowem postaci interesującej z punktu widzenia dziennikarzy. Częstą okazją jest także wprowadzenie nowego produktu lub technologii. Bezpośrednie spotkanie z redakcjami branżowymi pozwoli odpowiednio zaprezentować rozwiązanie, pokazując możliwości jego zastosowania i uzyskane korzyści.

− Jak wybrać temat na konferencję prasową? Jaki temat zainteresuje media?

Ustaliliśmy już, że powód musi być na tyle istotny, by dziennikarze zdecydowali się poświęcić swój czas. Następnie najlepiej nadać konkretną nazwę, która pozwoli je merytorycznie identyfikować. Podczas uzgadniania tematu warto odpowiedzieć sobie na pytania: co jest najbardziej interesującą kwestią dla odbiorcy naszych informacji – społeczeństwa bądź branży oraz na jakie efekty liczmy. Pamiętajmy, że podczas konferencji dziennikarze muszą otrzymać prawdziwe i obiektywne informacje. Aby zwiększyć zainteresowanie mediów, oprócz przedstawicieli przedsiębiorstwa możemy zaprosić też dodatkowych gości. W zależności od tematyki spotkania, mogą to być eksperci w danej kwestii, przedstawiciele władz lub ważne postaci z życia społecznego.

−  W jaki sposób zapewnić frekwencję na konferencji?

Istotną kwestią jest zaplanowanie terminu spotkania. Przed jego ustaleniem należy sprawdzić, czy nie koliduje z ważnymi wydarzeniami, szczególnie w branży budowlanej, które mogłyby odwrócić uwagę od naszego wydarzenia. Przyjmuje się, że najkorzystniejsze terminy na organizację konferencji to dni od wtorku do czwartku. Spotkania organizowane blisko weekendu, w poniedziałek lub piątek, z reguły skazane są na niższą frekwencję.

Planowanie i dobór uczestników jest kolejnym zadaniem, szczególnie ważnym dla powodzenia naszego przedsięwzięcia. Działania należy rozpocząć od przygotowania listy mediów – dostosowanej do tematyki konferencji, tak by zaproszenie otrzymali dziennikarze zainteresowani danym obszarem. Starajmy się nie pominąć lub nie faworyzować portali lub tytułów, szczególnie tych, konkurujących ze sobą. Pomyłka w tej kwestii może zaważyć na późniejszych kontaktach z redakcjami. Następny etap to opracowanie zaproszenia i jego dystrybucja. Optymalny termin to 14 – 10 dni przed terminem konferencji. Na kilka dni poprzedzających konferencję dobrze jest przypomnieć o zbliżającym się wydarzeniu. W zaproszeniu możemy poprosić o potwierdzenie obecności RSVP, ale należy się liczyć z tym, że dziennikarze często nie znają swoich planów aż do ostatniej chwili. Zdarza się też, iż mimo stuprocentowego zapewnienia – nie przyjdą.

− Dobrze zorganizowana konferencja buduje wizerunek marki i przekłada się na dalsze relacje z mediami, a ewentualne wpadki i niedociągnięcia mogą przynieść efekt odwrotny od zamierzonego. Jak ich uniknąć i odpowiednio przygotować miejsce spotkania, osoby biorące udział, a także materiały prasowe ? O tym będziemy mówić w następnej części rozmowy.